El departamento de adquisiciones es un área clave de la empresa

En  esto no existe duda alguna, las empresas manufactureras gastan más de la mitad del costo de sus productos, en la adquisición de materias primas y partes a  los proveedores, esto da una dimensión de su importancia: el valor de las mercaderías adquiridas en las empresas productivas representa entre el 40% y el 60% de las utilidades por ventas de productos terminados, de ahí que reducir los costos de adquisición es clave, para  generar mayores utilidades por ventas.

Datos que debiera considerar el sistema de información para la Evaluación del rendimiento del  Departamento de Compras.

• Ítem comprado (Número y descripción)
• Cantidades requeridas
• Fecha en que el ítem es requerido
• Fecha en que la requisición de compra es recibida y autorizada
• Número de requisición o autorización
• Proveedores contactados
• Fecha en que el proveedor es contactado
• Programa de descuento en los precios del proveedor
• Número de la Orden de Compra
• Fecha en la que la Orden de Compra es colocada
• Precio de la compra por unidad
• Cantidad o porcentaje anual comprado
• Precio de compra por unidad planificado
• Nombre del Proveedor
• Dirección del Proveedor
• Fecha comprometida por el Proveedor
• Tiempo de entrega por parte del Proveedor
• Fecha en que el ítem es recibido
• Cantidad recibida
• Ítems aceptados o rechazados
• Localización del almacenamiento
• Unidad abastecida

La tarea de  “determinar las necesidades” es una función que le corresponde al nivel más alto de la organización.

Tipos de Pedidos al proveedor

Según el objeto de la solicitud de compra, se distinguen dos tipos:

• Pedido de Materiales
• Pedido de servicios u obras

Según el destino del material, se pueden señalar dos tipos:

• Pedidos por consumos extraordinarios
• Pedidos de reposición

Según la forma, se tiene los siguientes pedidos:

• Pedidos normales
• Pedidos programados
• Pedidos abiertos
• Pedidos cerrados