El Proceso

proceso de administración de bodegas

Las bodegas de una empresa constituyen un área de gran responsabilidad y de mucha actividad, lo que implica que dentro de la formación de un “Encargado de Bodega” la mayor cualidad de este debe ser su devoción por el “ORDEN” esta es la clave inicial del éxito en el desempeño de este cargo.

El primer principio fundamental que debemos tener en cuenta para que este tema se tome con la real importancia que tiene, es reconocer que una bodega es dentro de la Empresa una instancia productiva y no meramente operativa administrativa, lo que de inmediato nos introduce dentro de un proceso que tiene una incidencia directa en los costos de la Empresa, una bodega bien planificada, dirigida y administrada reduce costos muy importantes dentro del ejercicio global de la Empresa.

Una bodega que está trabajando bajo un sistema adecuado y conforme a todas las políticas de planificación, administración y control entrega muchos resultados beneficiosos a la empresa, de lo que   es responsable directo el jefe o encargado de bodega, siendo sus principales obligaciones las que analizaremos a continuación:

  • Permitir tener un adecuado sistema de recepción y control   en la recepción de mercadería.
  • Permitir tener un buen y lógico ordenamiento en lo referido a la ubicación física de todos los artículos, en cuanto a niveles, pasillos, repisas, utilización de espacios en general.
  • Definir la capacidad real de almacenamiento de la bodega o de las bodegas con que se cuente. (Espacios útiles reales.)
  • Definir las diferentes posiciones y ubicación de almacenamiento para artículos comprados o fabricados en lo referido a su volumen y peso.
  • Definir ubicaciones privilegiados de alistamiento, especialmente con aquellos artículos que son requerido para la producción y/o que tengan mayor rotación de salida.
  • En el caso de ser más de una bodega,  su misión es seleccionar los artículos que se almacenarán en cada una de ellas.
  • Generar en forma simultánea los requerimientos de reabastecimiento en función de la rotación de cada uno de ellos para no producir un quiebre de stock.
  • Definición de niveles de stock:  crítico,  nivel mínimo y máximo de loa productos.
  • Elaboración de un proceso de reparación y mantención de bienes de la empresa.
  • Cumplimiento a los diferentes   planes de seguridad, contra incendio, antirrobo, evacuación e higiene de la o las bodegas a su cargo.
  • Plan de mantención de la o las infraestructuras de las bodegas.
  • Diseñar la forma de interrelación con las demás áreas de la empresa.
  • Toma y procesamiento de inventario.
  • Utilización y manutención de las maquinarias, elementos técnicos y computacionales con que se cuente.
  • Sistemas computacionales y manejo de la información.
  • Baja de materiales.
  • Ajustes de inventario.
  • Despacho de productos.

Todas y cada una de estas funciones principales constituyen la administración global del funcionamiento de las bodegas de una empresa, aunque son muy importantes y complejas, hoy en día se ven muy beneficiadas gracias al gran aporte que significa la computación en todos estos procesos y más aún con la gran cantidad de sistemas computaciones existentes en el mercado nos permiten almacenar, procesar, administrar el total de la información en forma detalla y actualizada. En definitiva, estas constituyen un potente aliado a la gestión.