Informe de recepción de mercaderías

Este Informe es elaborado cuando la Gerencia dispone en forma aleatoria revisar las mercaderías y productos recibidos en los almacenes de la empresa. Y tiene por objetivo, chequear la documentación, verificar la cantidad y estado de los pedidos.

La Gerencia nombra y notifica a la unidad de auditoría interna como Comisión Revisora, normalmente a tres personas, para que realice la inspección a las mercaderías recepcionadas en los almacenes de tránsito previo a su ingreso a las Bodegas de almacenamiento.

El procedimiento consiste en elegir al azar una muestra de productos recién recibidos en el almacén de tránsito, y revisar la documentación de respaldo, contabilizar por tabla las entradas a bodega, observar el estado físico de los materiales y registrar la conformidad u observaciones encontradas.
Esta revisión es un Control aleatorio, sin perjuicio del trabajo rutinario que pueda realizar el personal encargado responsable de Bodegas y su jefe directo.

Esta Comisión revisora tiene autoridad funcional asignada temporalmente por la alta gerencia, como equipo de control, y su acción inspectora dura solo el tiempo que le demanda, realizar la tarea ordenada hasta que eleva su Informe a la Gerencia, donde termina; no debiera durar más de horas y menos de un día, salvo que se encuentren grandes observaciones.

A continuación un modelo usado es el siguiente:

Nota: El almacén de recepción de la empresa, es el área de llegada de los materiales, es un sector de tránsito y de control, previo al ingreso a Bodegas. El anexo se registra y considera, la fecha, N.º de inspección, el código de la mercadería, cantidad, nombre,  identificación del proveedor y observación bien clara y concreta de lo encontrado como anormal. La gerencia también puede contratar un servicio externo de auditoría para que realice este control en el almacén de recepción de mercaderías.