La Planeación, ejecución y evaluación

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La Planeación

Es el cómo (práctico). El “aterrizaje” a la realidad de todos los aspectos que harán posible la concreción de los conceptos creativos.

Desde ya recomendamos a los alumnos de este curso, complementar sus conocimientos sobre este punto a través del curso “plan de negocio” el cual también está disponible en nuestro sistema de educación abierta.

Puntos más importantes de la planeación

  • Organizacional: Presupuestos, proveedores, Cronogramas, locaciones, Recursos Humanos
  • Financiera: Fuentes de ingreso: fondos propios de la empresa u organización; detección de patrocinadores, auspiciadores; determinación de valores de entrada (si es que se cobrará por ellas); búsqueda de canjes, donaciones, etc.
  • Marketing y difusión: Los métodos a través de los cuales se asegurará la asistencia del público. Medios de comunicación, listas de invitados, captación de público, etc.
  • Desarrollo del guion técnico del evento: Geografía de piso, distribución de tiempos, manejo de tensión y distensión.

La planeación debe ser un documento escrito que debe responder las preguntas básicas: qué hacer, quien lo debe hacer, cuándo y con qué medios.

Así también debe considerar los caminos alternativos, por ejemplo, en materia financiera, si no se cuenta con los recursos suficientes, el plan podría mostrar la necesidad de contar con aportes monetarios a través de auspicios.

Asimismo, si la productora no posee todas las habilidades necesarias para llevar a cabo el evento, podría decidir subcontratar los servicios externos de empresas especializadas en aquello que no es capaz de realizar.

Puede que al interior de una empresa, exista la necesidad de producir un evento y por cualquier razón, la decisión de entregar financiamiento a esa actividad esté radicada en un departamento totalmente ajeno al evento, como podría ser el área de finanzas.

En ese caso, la planeación debe contener las formas de “vender” y convencer sobre las bondades del proyecto a esa otra área de la empresa. Es necesario producir un involucramiento de todos aquellos departamentos y personas que influirán en el éxito de nuestro evento.

La Ejecución

Es la puesta en marcha y desarrollo del evento desde el minuto en que se comiencen a utilizar los recursos humanos, técnicos y financieros destinados al proyecto hasta la conclusión del evento.

  • Contrataciones: Locaciones, proveedores, logística.
  • Financiera: Presentaciones y cierre de patrocinios, auspicios. Puesta a la venta de adhesiones.
  • Marketing y difusión: Medios, invitados, captación de público, promoción, etc.
  • Puesta en escena: Día D. Ejecución del guion técnico.

La Evaluación

  • Medición de resultados
  • Medición del costo/beneficio
  • Evaluación de la ejecución y sus actores
  • Evaluación de satisfacción
  • Informe a los departamentos involucrados, a clientes, patrocinadores, auspiciadores y medios