Manual de trabajo en adquisiciones
Toda empresa bien organizada y que se precie de tal, debe contar con normas, políticas, registros y procedimientos internos que regulan la gestión de adquisiciones, dando mayor seguridad al suministro de materiales a la empresa, en cantidad, calidad, tiempo y oportunidad.
EL MANUAL DE ADQUISICIONES
Este Manual es estrictamente necesario y puede variar según la empresa, pero su estructura y compaginación normalmente contiene las materias siguientes:
- Referencias: Son documentos que sirven de referencia al Manual, orientando sus principales lineamientos, así como la gestión de abastecimientos de la empresa.
- Política de Gestión de Compras
- Política en materias de calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional
- Política de ética comercial
- Normas de calidad
- Objetivos: Definir y describir los procesos de compras de mercaderías o bienes, así como los servicios asociados, para cubrir las necesidades de la empresa, en las mejores condiciones de calidad, costo y oportunidad, asegurando la garantía técnica y la capacitación en el uso de equipos y maquinaria, cuando sea necesario en el marco ético definido.
- Alcance: Establecer los principales procesos para el abastecimiento de mercaderías o bienes, así como los servicios asociados, considerando desde la definición y liberación del requerimiento del cliente/ usuario generador hasta la recepción definitiva de los materiales por parte de las bodegas y posterior entrega al cliente/ usuario, con la recepción de conformidad del mismo.
- Definiciones clave: Se da el significado a cada factor involucrado en el proceso.
- Responsabilidades: Se establecen las responsabilidades desde el cliente/usuario generador de la solicitud de compra hasta la Gerencia de Adquisiciones.
- Documentos de entrada
- Documentos normativos
- Documentos relacionados
- Bases técnicas
- Bases administrativas, comerciales, generales y especiales
- Instrucciones y procedimientos de operaciones
- Clasificación del proceso de compras. Fue señalado anteriormente.
- Proceso de compras: Fue señalado anteriormente.
- Conceptos generales
- Empresas y personas relacionadas
- Aseguramiento de la calidad en las compras
- Documentos relacionados
- Manual de organización y métodos.
- Manual de procedimientos e instructivos.
- Bases administrativas, comerciales, generales y especiales.
- Manuales e instructivos que afectan directa o indirectamente, parcial o total la gestión de adquisiciones.