Toma y procesamiento de inventario

toma de inventario

Esta constituye una actividad importantísima dentro del proceso de administración de bodegas, representa la comprobación real del funcionamiento general de la bodega como así el control físico de todos los artículos almacenados en ella.
La toma de inventario la puede realizar cualquier persona que designe la empresa, esto dependerá de la normativa vigente de esta, normalmente la deberá realizar personal del departamento de auditoría interna(si existe), auditores externos (si es el caso), personal de contabilidad y finanzas, algún gerente designado, o cualquier otra persona que sea designada por la Gerencia General e incluso el propio Gerente General o dueño de la empresa.

Lo que nunca va a ser recomendable efectuar es que se le solicite al mismo jefe de bodega que realice esta toma de inventario ya que la finalidad principal de la toma de inventario es efectuar un detallado control y registro de las cantidades de artículos que realmente deben estar.

En su parte práctica, este proceso debe constar de los siguientes pasos:

Paso N.º 1 Toma de Inventario:

  • Descripción y cantidad exacta de todos los artículos existentes en bodega, conforme al día de corte de movimiento de mercadería.
  • Comprobación del estado físico y operacional de cada uno de ellos.
  • Condiciones de almacenamiento, si es la adecuada o no.
  • Revisión del estado de la infraestructura.
  • Revisión del cumplimiento de los diferentes planes de seguridad.
  • Cumplimiento de todas las disposiciones administrativas que hayan emanado de los escalones superiores con respecto a todos los temas que involucren a la bodega.
  • Revisión del total de la documentación administrativa de bodega y que esta esté conforme a todas las disposiciones de la empresa.
  • Revisión de todos los artículos que estén en reparación y que estos efectivamente estén en los lugares indicados para su reparación.
  • Todos aquellos controles adicionales que en forma puntual haya solicitado la gerencia se realizarán durante la toma de inventario.

En general es la revisión que realiza u ordena realizar el dueño o gerente de una empresa para medir y certificar el correcto funcionamiento de tan importante área de la empresa.
Los periodos entre las tomas de inventario van a depender a las normativas administrativas que tenga cada empresa, sin perjuicio que en cualquier momento o día del año administrativo de una empresa, la autoridad de esta pueda ordenar una toma de inventario fuera de toda planificación, estas normalmente pueden ser, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, y van a corresponder, independiente a los periodos con que se tomen, al cierre contable del mes. (30 o 31 del mes según corresponda).

Paso N.º 2: Cuadratura de inventario:

En este paso la persona encargada de la toma de inventario deberá realizar la cuadratura de éste, esto consiste en unir la información de la empresa que nos indica, que mercadería y en qué cantidad conforme al corte administrativo debe haber en bodega versus que mercadería y en qué cantidad real fue la  contada.
Se produce la comparación entre estos dos listados los cuales deben coincidir en forma exacta, de existir diferencia entre sus cantidades, estas van a producir “diferencias de  Inventario” las cuales pueden ser, a favor (sobrante de algún determinado producto) o en contra, (faltante de algún producto).
Conforme a esto, el encargado de la toma de  inventario deberá determinar las diferentes responsabilidades, no solo sobre las diferencias de inventario, sino sobre todas las novedades en general que se  detecten.

Paso N.º 3 Informe de Gestión:

En esta parte la persona a cargo de la revisión y toma de inventario deberá evacuar un informe a la Gerencia General o a la autoridad dentro de la empresa que solicitó dicho trabajo, en el cual deben contar todos los pormenores de éstas en forma detallada y completa y en el caso de haberse detectado algún tipo de anormalidad, cualquiera esta sea desde ya debe estar determinada las responsabilidades correspondientes.

También este informe debe el grado de cumplimiento del personal de bodega sobre todas las disposiciones vigente de la empresa como todas aquellas observaciones que él considere pertinente hacer, para mejorar el funcionamiento normal de la bodega bajo un tenor de “recomendaciones”.